E-Mails sind ein schneller und einfacher Kommunikationsweg der jeder gerne nutzt. Doch schnell können sich mehr oder weniger peinliche Fehler die über Erfolg oder Misserfolg bestimmen einschleichen. Nachfolgend einige nützliche Tipps :
Sichtbare Empfänger Listen
Ihre E-Mail mit mehreren Empfängern wird wahrscheinlich nicht alle erfreuen wenn Sie sämtliche Adressen ins „An“ oder „CC“ schreiben. Denn nicht jeder möchte dass alle anderen Empfänger seine Adresse nach Lust und Laune speichern oder weiterverwenden können. Denn jeder einzelne Empfänger kann so frei über alle Adressen verfügen. Schreiben Sie daher bei E-Mails mit mehreren sich unbekannten Personen die Adressen ins „BCC“-Feld (Blind Carbon Copy = Blindkopie). So bleiben die Adressen den anderen Empfänger verborgen und Sie können trotzdem bequem eine E-Mail an mehrere Empfänger senden.
„An“ und „CC“ machen nur Sinn wenn die Empfänger Kenntnisse über alle Empfänger brauchen wie z.B bei Firmen, Vereinen etc.
Antworten Sie nicht allen
Genau wie Ihre Mail Adresse geht auch ihre Antwort nicht jeden etwas an. Daher ACHTUNG beim Zurückschreiben. Klicken Sie auf „Allen Antworten“ erhalten alle anderen Empfänger, falls nicht in „BCC“ adressiert wurde ihre Antwort auch. Überprüfen Sie also immer genau wem Sie antworten wollen und wählen Sie lieber „ Antworten“ (nur dem Absender) aus.
Kommentarlose Anhänge vermeiden
E-Mails ohne vernünftigen Text und nur mit Anhang sollte man immer vorsichtig gegenüber treten, auch wenn man den Absender kennt. Es kann sich bei zahlreichen Dateitypen um Schädlinge handeln die von Ihren Bekannten unbewusst versendet wurden. Genauso wie beim Empfangen sollten Sie also auch beim Versenden aufmerksam sein. Schreiben Sie bei Ihrer Mail um was es sich im Anhang handelt. Auch der Handy-Nutzer wird es Ihnen danken, er kann so entscheiden ob er die Datei sofort über die teure Datenverbindung oder erst später über das günstige WLAN öffnen will.
Harmlose Dateitypen sind:
PNG, GIF, JPG, TIF
Bedrohliche Dateitypen sind:
DOC, DOCX, DOCM, XLS
Gefährliche Dateitypen sind:
EXE, COM, MSI, MSU, SCR, BAT
Kleinere Anhänge versenden
Achten Sie bei Dateianhängen stets auf die Grösse und versenden Sie am besten nichts über 5 MB. Grössere Dateien können am Grössenlimit des Providers scheitern und werden je nach dem nicht empfangen. Grössere Anhänge werden am besten mit Hilfe eines Onlinespeicherdienstes wie z.B. Dropbox (dropbox.com), Google Drive (google.ch/drive) oder OneDrive (onedrive.com).
Vergessene Anhänge
Prüfen Sie immer vor dem Senden ob auch wirklich alle angekündigten Dokumente angehängt wurden. So können Sie sich Verwirrungen und mehrmaliges Senden ersparen.
Schreibfehler
Nehmen Sie sich immer Zeit und lesen Sie Ihre E-Mails sorgfältig durch. Eine korrekte Rechtschreibung ist auch bei E-Mails eine wichtige Visitenkarte und kann schnell einen schlechten Eindruck erwecken. Mit einer kurzen Pause und einem zweiten mal durchlesen können Sie allfällige Fehler einfach vermeiden.