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POP3 oder IMAP

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Wenn Sie eine E-Mail erhalten, wird diese zuerst an Ihren Server geschickt und dort für Sie bereitgestellt. Doch wie gelangt die Nachricht dann zu Ihnen?

Es gibt zwei gängige Varianten, POP3 oder IMAP, welches sogenannte Verbindungsprotokolle sind.
Wie unterscheiden sich die beiden Protokolle?

1. POP3
POP3 was so viel wie «Post Office Protokoll Version 3» heisst, ist das Ältere der beiden Protokolle. Es holt die E-Mails vom Server ab und speichert diese in Ihrem E-Mail-Programm ab. Wird nichts anderes vereinbart, werden die E-Mails nach der Abholung auf dem Server gelöscht.

2. IMAP
IMAP ist das Neuere, moderner Protokoll und heisst so viel wie «Internet Message Access Protokoll». Es holt die E-Mails ebenfalls beim Server ab, lädt diese in Ihr E-Mail-Programm und hinterlässt, anders als bei POP3, eine Kopie der Nachricht auf dem Server. Bei jeder neuen Verbindung mit dem Server werden neue E-Mails und der Status der bereits gelesenen E-Mails synchronisiert. Wird eine E-Mail z.B. als gelesen markiert, ist dieser Zustand auf dem Server gespeichert und wird auf allen Geräten gleich angezeigt. Die E-Mails belegen auf Ihrem Server, so den Ihnen zur Verfügung stehenden Speicherplatz.
 


Welches Protokoll ist nun das Richtige für mich?

Das kommt ganz auf Ihre Gewohnheiten an. POP3 eignet sich eher, wenn nur eine Person vom selben Computer die E-Mails abruft. IMAP ist dann praktisch, wenn dieselben E-Mails von mehreren Personen oder von mehreren Geräten (z.B von unterwegs via Smartphone, Tablet etc.) abgerufen werden.
 


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Korrekte E-Mails

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Wir schreiben sie meist täglich – E-Mails. Schnell muss es gehen und in der Hektik hat man doch glatt vergessen die Adresszeile anzupassen oder die Fehler zu korrigieren. Dummerweise geht dann die Mail an die falsche Person, ist fehlerhaft, grammatikalisch nicht korrekt oder die Grussform fehlt.  Achtet man sich aber auf einige wenige Punkte kann man peinliche Fauxpas fast gänzlich vermeiden.

Ersetzt eine E-Mail nämlich ein formelles Schreiben, gelten für diese die gleichen Regeln wie für Geschäftsbriefe. Inhalte wie die Anrede (Sehr geehrte Frau, sehr geehrter Herr) und eine Verabschiedung (freundliche Grüsse) sowie vollständige Sätze gehören also zwingend dazu.

Und natürlich, ein Rechtschreibeprogramm hilft die schlimmsten Flüchtigkeitsfehler zu verhindern.

Anrede

Wird eine der Adressierten Personen gesiezt, sollte für die komplette E-Mail das Sie benutzt werden. Ausserdem zu beachten: Bei der Anrede ist die Reihenfolge hierarchisch, sind alle auf einer Ebene, wählen Sie die Reihenfolge alphabetisch.

Bleiben Sie höflich

Sich mal so richtig über den nervigen Kollegen oder den Chef auslassen, ist meistens keine gute Idee. Ist man in der Wut doch schnell unkonzentriert und achtet nicht auf das Adressfeld und schwupp erhalten alle, inkl. der nervende Kollege und Chef die unhöfliche E-Mail. Oftmals wird auch der gesamte Geschäfts E-Mail Verkehr aufgezeichnet und so eine unliebsame E-Mail für die Nachwelt festgehalten. Überlegen Sie sich also immer genau was Ihre Nachricht beinhalten soll. Negatives wird meistens einfacher per Telefon oder persönlich geklärt, gibt es bei einer Mail doch immer grossen Raum für freie Interpretationen oder Missverständnisse.

Halten Sie den Verteiler klein

Viele E-Mails werden immer noch häufig ausgedruckt und in Papierform verwendet. Bei einem grossen Verteiler besteht die erste Seite dann meist ganz oder mindestens halb aus den E-Mail Adressen der Kollegen. Dies ist sowohl für den Drucker als auch den Empfänger mühsam und unnötig. Überlegen Sie sich also immer genau: Für wen ist das, was ich schreibe, relevant? Von wem erwarte ich wirklich eine Antwort? Diese Personen kommen also ins Adressfeld, alle anderen ins CC, bei grossen Verteilern ins BCC.

Aussagekräftiger Betreff

Wählen Sie einen Betreff, welcher klar und deutlich auf den Inhalt schliessen lässt. Der Betreff hat Einfluss, ob und wann Ihre E-Mail gelesen wird. An Hand des Betreffs kann der Empfänger einfach zwischen wichtig & unwichtig unterscheiden. Ausserdem erleichtert es eine einmal abgelegte Nachricht schneller wiederzufinden.

Lassen Sie sich Zeit

Nicht jede Nachricht ist so dringend, dass die Welt untergeht wenn sie nicht umgehend beantwortet wird. Wird jede zweite Mail unnötig wichtig gemacht, fällt es dem Leser schwer, die wirklich wichtigen Nachrichten von den weniger Wichtigen zu unterscheiden. Nehmen Sie sich also Zeit, warten Sie auf einen ruhigen Augenblick und beantworten Sie die E-Mail in aller Sorgfalt.

Grussform

Sonnige Grüsse aus Böckten“ oder „einen guten Start in die neue Woche“ geben dem „freundliche Grüsse“ eine etwas persönlichere und positive Note. Auch gehört eine Signatur mit vollständigem Namen, Firmennamen, Anschrift etc. zu einem guten Auftritt dazu.